وبلاگ

بند دوم- سند الکترونیکی رسمی

با رشد روزافزون استفاده از فناوری اطلاعات و استفاده از شبکه‌ها برای برقراری ارتباط، یافتن راهکارهایی برای بهره‌مندی از مزیت‌هایی نظیر سهولت، سرعت، دقت و امنیت و کاهش هزینه‌ها، در صدور اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی ضروری به‌نظر می‌رسد. تجربیات کشورهای پیشرفته‌ای نظیر آمریکا و فرانسه نشان می‌دهد که این کشورها نه تنها به استفاده از سند الکترونیکی رسمی روی آورده‌اند بلکه مقررات ویژه‌ای نیز برای صدور سند الکترونیکی رسمی به تصویب رسانیده‌اند.

قانون مدنی فرانسه ضمن پذیرش پدیده‌ای به‌نام سند الکترونیکی رسمی، در ماده ۱۳۱۷ اصلاحی اعلام نموده است: «سند رسمی ممکن است بر روی واسط الکترونیکی صادر شده باشد، به‌طوری که تحت شرایط تعیین شده توسط شورای دولتی ایجاد و نگهداری شده باشد.»[۱]

در نگاه اول شاید وجود پاره‌ای از مقررات و عمدتاً لزوم ثبت سند در دفاتر مخصوص، مانع برای صدور سند الکترونیکی رسمی به‌نظر برسد، اما با توجه به یکسانی ماهیت و آثار حقوقی اسناد و مدارک کاغذی و الکترونیکی، همانند راهکارهایی که برای فائق آمدن بر الزاماتی نظیر نوشته یا مکتوب بودن، ممضی بودن و اصیل بودن در نظر گرفته شده است و تسری آنها به مقوله ثبت سند، می‌توان این مانع ظاهری را نیز برای نیل به دستاوردهای یاد شده از سر راه برداشت.

در کشور ما با تصویب قانون تجارت الکترونیکی، تصویب آیین‌نامه ماده ۳۲ آن قانون، تشکیل زیر ساخت کلید عمومی و اقدامات مناسب اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ایجاد سامانه‌های ثبتی، ‌زمینه برای صدور سند الکترونیکی رسمی فراهم است.

امروز هرچند هنوز ثبت رسمی سند در میان مردم و دولتمردان جایگاه واقعی خود را پیدا نکرده و از این جهت مهجور است، اما رفته رفته بی‌توجهی مردم و دستگاه‌های قضایی و اجرایی به ثبت رسمی سند، کشور را با مشکلاتی نظیر معاملات معارض، جعل، کلاهبرداری، زمین‌خواری، تصرف و از بین بردن منابع ملی و طبیعی، دست به گریبان کرده است که همگان را به سمت توجه بیشتر به ثبت رسمی و صدور سند رسمی و تسهیل انجام آن سوق داده است. از جمله اقداماتی که بیانگر توجه بیشتر حاکمیت به ثبت رسمی است، تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب ۲۴/۰۵/۱۳۸۵ مجلس شورای اسلامی می‌باشد.

اقدام قریب‌الوقوعی که با نگاهی دقیق و ایمن به سمت تسهیل و ترویج ثبت رسمی اسناد می‌رود، صدور سند الکترونیکی رسمی در کشور است؛ اقدامی که هرچند در ابتدای راه به‌سر می‌برد و لزوم همکاری دستگاه‌های متفاوت و وجود بانک‌های اطلاعاتی مختلف و به‌روز را می‌طلبد، اما افق روشن و شفافی را پیش روی مردم و حاکمیت ترسیم می‌کند که به نظم حقوقی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی می‌ انجامد.

در خصوص این سؤال که آیا برای ثبت الکترونیکی رسمی با مانع قانونی مواجه هستیم یا خیر، باید گفت برخی مقررات جدید نه تنها ثبت الکترونیکی اسناد را تجویز کرده‌اند بلکه آن‌را تکلیف نموده‌اند. از جمله آن مقررات می‌توان به فراز دو از بند «و» ماده ۴۶ قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران(۱۳۹۴ ـ ۱۳۹۰)، که طبق آن سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف شده است: «در راسـتای توسـعه سامانه یکپارچه ثبـت اسناد رسـمی و امـلاک، نسبـت به الکترونیکی نمودن کلیه مراحل نقل و انتقالات، ثبت اسناد رسمی و املاک تا پایان سال دوم برنامه اقدام نماید.» و بند «م» ماده ۲۱۱ قانون یاد شده که مقرر داشته: «سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است در راستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد و املاک و راه‌اندازی مرکز ملی داده‌های ثبتی، نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تا پایان سال دوم برنامه اقدام کند، به‌نحوی که امکان پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی و ثبت آنی معاملات با به کارگیری امضاء الکترونیکی مطمئن فراهم شود.» اشاره کرد. همچنین از اطلاق بند «ج» ماده ۴۸ همان قانون نیز، که اعلام داشته: «در هر موردی که به موجب قانون، تنظیم اوراق یا اسناد …. ضروری باشد، انجام الکترونیکی آن با رعایت مفاد قانون تجارت الکترونیک مجاز بوده و کفایت می کند»، جواز ثبت الکترونیکی رسمی سند استفاده می‌شود.

 

الف- مفهوم ثبت الکترونیکی

در فصل اول به مفهوم ثبت سند در شیوه سنتی پرداخته شد[۲]، منظور از ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی در تهیه مستندات، تنظیم، ثبت و امضای اسناد در دفاتر اسناد رسمی است. البته در تهاجم به فناوری نباید امنیت و اعتمادی را که با اصول مسلم و عادات و رسوم تثبیت گردیده است به خطر بیاندازیم[۳]. یک اصل اساسی در ثبت الکترونیکی اسناد وجود دارد و آن این است که اصول و تشریفات بنیادی ثبت سنتی[۴]، باید صرف‌نظر از تکنولوژی اعمال شود. تخلف از رویه و قوانین موجود در زمینه ثبت اسناد و گواهی امضا دارای آثار زیانباری-از حیث حقوقی، اجتماعی و اقتصادی- خواهد بود و از این حیث، اساساً امضا و مدارک الکترونیکی خصوصیتی ندارند که موجب تغییر مرجع ثبت و گواهی آنها شود[۵].

ثبت الکترونیکی اسناد مفهومی نوظهور دارد و در کشور ما قوانین مربوط، از جمله ق.ت.ا تعریفی از آن به دست نداده‌اند، پس برای آشنایی با برخی اصطلاحات، ناگزیر به مراجعه به مقررات خاص خارجی هستیم. بند ۵-۱۵ قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا، ثبت الکترونیکی را چنین تعریف کرده است: «ثبت الکترونیکی عبارت است از یک عمل رسمی که یک سند الکترونیکی را که با رعایت این فصل توسط یک سردفتر الکترونیکی تنظیم شده است به عنوان یک رویه ایمن به حساب می‌آورد.»

ثبت الکترونیکی به معنی ثبت سند از راه دور و ثبت بدون حضور فیزیکی در نزد سردفتر صلاحیت دار نیست، بلکه همان‌طور که اشاره شد منظور استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی در فرایند ثبت اسناد است تا بتوان با به‌کارگیری تکنولوژی‌های کارآمد، سهولت در عملکرد دفاتر اسناد رسمی را همراه با امنیت حداکثری برای مردم به ارمغان آورد.

 

ب- نحوه ثبت الکترونیکی و صدور سند الکترونیکی رسمی

برای ایجاد قابلیت ثبت رسمی یک معامله و نتیجتاً صدور یک سند رسمی، تهیه مستندات و احراز شرایطی لازم است؛ احراز تمام این شرایط با بهره گرفتن از سیستم‌های اطلاعاتی الکترونیکی و با حداقل مراجعه حضوری به مرجعی مورد اعتماد و در دسترس، به عنوان پیشخوان و ارائه کننده خدمت هدف که همانا دفتر اسناد رسمی است، امکان پذیر می‌باشد.

همچنان‌که گذشت برای صدور یک سند رسمی در دفتر اسناد رسمی احراز شرایطی که در حقوق ثبت به ارکان تنظیم سند تعبیر شده‌اند[۶] لازم است؛ با الکترونیکی شدن امور و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی منسجم و به‌روز در صورت تقاضای صدور سند رسمی، سردفتر اسناد رسمی می‌تواند:

اولاً قابلیت موضوع معامله را به سهولت و در نهایت دقت احراز کند، یعنی به‌عنوان مثال چنانچه ملک غیرمنقولی مورد معامله قرار می‌گیرد، از طریق دسترسی به سامانه و بانک اطلاعاتی جامع، مالکیت فرد متقاضی و قابلیت نقل و انتقال آن ملک را احراز کند، اعم از اینکه ملک ملی یا موات نباشد و یا از طریق مراجع قضایی و اجرایی بازداشت نشده باشد و یا اینکه چنانچه وثیقه دینی قرار گرفته بدهی آن به چه میزان است. همچنین هرچند نباید به ثبت رسمی سند به‌عنوان گلوگاهی برای وصول مطالبات دولتی نگاه کرد، اما در ثبت الکترونیکی محاسبه بدهی مالیاتی توسط سامانه جامع و واریز آن از طریق دفتر اسناد رسمی به سهولت فراهم خواهد بود.

ثانیاً احراز هویت متقاضی را به عنوان مخاطره‌آمیزترین بخش شکل‌گیری یک سند رسمی به سهولت و در نهایت دقت انجام دهد؛ با دسترسی به بانک اطلاعاتی سازمان ثبت احوال، سردفتر اسناد رسمی به عنوان مأمور رسمی و در راستای انجام وظایف محوله، می‌تواند حتی بدون مطالبه کارت شناسایی، از هویت متقاضی اطمینان حاصل کند. با تجهیز دفاتر اسناد رسمی به سخت افزار و نرم‌افراز مخصوص برای مطابقت اسکن اثر انگشت فرد متقاضی حاضر شده، با سابقه اثر انگشت وی در بانک اطلاعاتی ثبت احوال و یا اثرانگشت درج شده در تراشه الکترونیکی کارت هوشمند شناسایی، بدین روش که فقط در صورت مثبت بودن این تطابق، تصویر اثر انگشت یاد شده در ذیل ثبت و سند الکترونیکی رسمی منعکس و امکان ادامه فرایند صدور سند الکترونیکی رسمی وجود داشته باشد، می‌توان از جعل هویت پیشگیری و صدور اسناد رسمی مجعول هویتی را تقریباً غیر ممکن نمود.

ثالثاً از طریق سامانه الکترونیکی، به‌صورت آنی در جریان صدور حکم محجوریت و ورشکستگی اشخاص قرار گیرد.

در مقدمه توجیهی فصل سه ق.ن.د.ا.آ ذکر شده است که «هیچ اصلی در ثبت محضری حیاتی‌تر از آن نیست که امضا کننده باید در زمان تصدیق محضری نزد سردفتر صلاحیت یافته حسب وظیفه وی، برای ضمیمه کردن امضا و احراز هویت، احراز قصد و رضا و احراز آگاهی او به عواقب امضا توسط سردفتر، حاضر شود.».

به‌اقتضای منافع عمومی، در مواردی که اهمیت موضوع و معامله ایجاب می‌کند، نظیر معاملات اموال غیرمنقول و معاملات مبتنی بر احسان و رفع خصومت‌ها، ثبت رسمی سند اجباری اعلام شده است، تا بتوان با ثبت رسمی معامله، ضمن رعایت مقررات و تشریفات در نظر گرفته شده قانونی، برای به‌نظم درآوردن این قبیل روابط حقوقی افراد، یک سابقه پابرجا، مطمئن، غیرقابل انکار و تردید، مصون از هرگونه تغییر و تبدیل و قابل دسترسی(برای اشخاصی که قانوناً حق دسترسی به آن را دارند)، به‌وجود آورد و در مواقع لزوم و اختلافات به آن مراجعه و مورد وثوق و محل اطمینان باشد. حال با توجه به کارکردهای بسیار مهم و اطمینان و اتکای عمومی به ثبت رسمی چگونه می‌توان شکل الکترونیکی آن را معرفی نمود؟

همچنان‌که بررسی و مشخص شد، کاغذ به عنوان یک رسانه که نوشته و ثبت بر روی آن نمایان می‌شود، موضوعیتی نداشته و در حد خود و به اقتضای زمان وسیله‌ای برای نوشتن و ثبت و ضبط محسوب می‌شود. در ثبت رسمی، این رعایت مقررات قانونی نظیر لزوم ثبت سند و رعایت ارکان تنظیم سند توسط ثالث بی‌طرف و قابل اعتماد(سردفتر) است که موجب اعتبار قانونی و فرض صحت و اصالت سند می‌گردد.

در پاسخ به سؤال یاد شده باید گفت همان‌طور که قبلاً هم بیان شد اصول و تشریفات بنیادی ثبت رسمی سند که در کشور ما در طول بیش از یک قرن به‌دست آمده و اثبات شده‌اند باید همچنان حفظ شده و در گذار به ثبت الکترونیکی و تغییر قالب ثبت سند از شکل کاغذی به شکل الکترونیکی، تنها از فناوری‌های جدید، برای اجرای هرچه بهتر اصول یاد شده، کمک گرفته می‌شود. بنابراین با بهره گرفتن از سیستم‌ اطلاعاتی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن که بتواند یک ثبت و سابقه الکترونیکی پابرجا، مطمئن، غیرقابل انکار و تردید، مصون از هرگونه تغییر و تبدیل و قابل دسترسی، ایجاد، ذخیره و نگهداری نماید، می‌توان دست به ثبت الکترونیکی سند زده و اصول مسلم ثبت و سند رسمی را با دستاوردهای فناوری که نیاز امروز جامعه است پیوند زد.

در قسمت سند الکترونیکی مطمئن ذکر شد سیستم اطلاعاتی مطمئن باید در برابر سوء استفاده و نفوذ محفوظ باشد، از قابلیت دسترسی و تصدی صحیح برخوردار باشد، متناسب با اهمیت کاری که انجام می‌دهد پیکربندی و سازماندهی شده باشد و موافق با رویه ایمن باشد؛ پس با طراحی و پیکربندی یک سیستم اطلاعاتی مطمئن، متناسب با اهمیت ثبت رسمی سند، و به‌کارگیری آن در یک بستر امن(یک شبکه سازمانی امن)، با قابلیت دسترسی و تصدی صحیح افراد مسؤول که پس از قطعیت ثبت و صدور سند رسمی، به‌طور پیش‌گیرانه‌ای امکان هرگونه دستکاری و تغییر در ثبت و سند الکترونیکی رسمی حتی توسط افراد ایجاد کننده آن وجود نداشته باشد و بتواند صحت و تمامیت ثبت و سند را تضمین کند، ثبت الکترونیکی انجام خواهد شد. البته این مهم نیازمند اعلام معیارهای دقیق و عملگرای حقوقی توسط قانون‌گذار می‌باشد.

با توجه به اینکه سند الکترونیکی رسمی صادر شده باید به‌طور مستقل از ثبت آن، در برابر هرگونه تغییر و تحریفی محافظت شود و همچنین فقط ذینفع و اشخاص مجاز که قانوناً حق دسترسی به سند الکترونیکی رسمی را دارند بتوانند با کلید عمومی مربوطه آن‌را رمزگشایی کرده و مورد استفاده قرار دهند، به دلایل زیر استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن برای سردفتر اسناد رسمی کافی به‌نظر می‌رسد:

۱- یکی از معایب گواهی الکترونیکی این است که هر کس که سخت‌افزار حاوی داده‌های گواهی الکترونیکی را داشته باشد، با اطلاع از کلمه عبون آن می‌تواند از هویت صاحب آن در فضای مجازی و به تبع برای امضای اسناد و مدارک الکترونیکی سوء استفاده کند، از این‌رو استفاده از گواهی الکترونیکی برای تعیین هویت امضا کننده با توجه به اهمیت سند الکترونیکی رسمی روش مطمئنی نخواهد بود؛

۴- با توجه به بهره‌مندی از روش‌های مطمئن تشخیص هویتی نظیر روش‌های تشخیص هویت زیست‌سنجی و استفاده از امضای الکترونیکی مطمئنِ سردفتر برای رمزنگاری سند الکترونیکی، دلیلی برای استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن متقاضی وجود نخواهد داشت.

ق.ن.د.ا.آ پس از تعریف سند رسمی، در بند ۴-۱۵ اقدام به تعریف دفتر ثبت الکترونیکی نموده و اعلام کرده است: «دفتر الکترونیکی خدمات دفتر اسناد رسمی عبارت است از سابقه الکترونیکی تصدیقات رسمی به ترتیب زمان وقوع، که توسط سردفتر اسناد رسمی که همان تصدیقات رسمی را انجام داده، برقرار شده است.» و در بند ۲-۲۰ درباره کیفیت و خصوصیات آن معیارهای دقیقی را مقرر داشته است: «دفتر الکترونیکی خدمات دفتر اسناد رسمی باید:

۱- ایجاد، نمایش، چاپ و تهیه رونوشت مندرجات دفتر را، فقط پس از آنکه دسترسی به وسیله استفاده از رویه شناسایی دو عاملی فراهم شده باشد، اجازه دهد؛

۲- پس از ورود و ذخیره تصدیق رسمی، حذف یا تغییر در محتوا یا ترتیب مندرجات دفتر توسط سردفتر یا هر شخص دیگری را اجازه ندهد؛

۳- یک سیستم پشتیبانی برای تدارک یک سابقه ثانویه از خدمات دفتر اسناد رسمی، به عنوان یک اقدام احتیاطی در صورت فقدان سابقه اصلی، در محلی مناسب داشته باشد؛

۴- واجد قابلیت ضبط و ذخیره کردن تصویری از یک امضای دست‌نوشته و داده‌های مرتبط با یک نوع دیگرِ روش‌های به‌رسمیت شناخته شده معین کننده هویت زیست‌سنجی، باشد؛ و

۵- قابلیت چاپ گرفتن و تهیه رونوشت‌های الکترونیکی از هر ثبت که در بردارنده تصویری از امضاهای دست‌نوشته و داده‌های مرتبط با نوع دیگر انتخاب شده از روش‌های به‌رسمیت شناخته شده معین کننده هویت زیست‌سنجی باشد را داشته باشد.»

با توجه به اینکه این مقرره نسخه اصلاح شده بند ۴-۱۴ قانون نمونه سال ۲۰۰۲ می‌باشد و در آن ایراداتی که به لحاظ بیش از هفت سال اجرا در ایالت‌های کشور آمریکا مشخص شده بود، رفع شده است، شرایط و معیارهای در نظر گرفته شده در آن، مدل خوبی برای اجرای ثبت الکترونیکی در کشورمان می‌باشد.

اخیراً در ماده هفت از قانونی که تحت عنوان «طرح جامع حدنگار(کاداستر) کشور» در تاریخ ۰۳/۰۴/۱۳۹۳ به تصویب مجلس شورای اسلامی رسیده است و در مراحل رفع ایرادات شورای نگهبان به‌سر می‌برد، در خصوص حذف دفاتر کاغذی موجود در دفاتر اسناد رسمی و جایگزینی دفاتر الکترونیک مقرر شده: «سازمان]ثبت اسناد و املاک کشور[ مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آنها را به‌صورت الکترونیک و به‌نحوی که صحت، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین شده باشد، در زیر مجموعه مرکز داده‌ها، نظام جامع و سامانه‌های مرتبط، ساماندهی و ایجاد کند. همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه‌های مرتبط مذکور و بهره‌برداری از آنها را به‌نحوی که امکان ثبت برخط (آن‌لاین) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود، فراهم کند. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

تبصره ۱- سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت اسناد رسمی، به‌نحوی برنامه‌ریزی کند که دفاتر اسناد رسمی، نسخه الکترونیک پشتیبان و غیرقابل تغییر کلیه اسنادی را که به‌وسیله سردفتر از طریق سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود، بایگانی کنند. همچنین دفاتر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود نسخه‌ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذیربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.»

مشابه تکالیف کلی ذکر شده در صدر این ماده در قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه ذکر شده بود؛ ثبت الکترونیکی و صدور سند الکترونیکی رسمی نیازمند اعلام معیارهای دقیق حقوقی به مثابه معیارهای ذکر شده در قانون نمونه آمریکا است تا از این مرحله گذر کند. آن معیارها را می‌توان به‌صورت خلاصه به شکل زیر بیان کرد:

۱- استفاده از رویه شناسایی دو عاملی برای دسترسی؛

۲- عدم امکان حذف یا تغییر محتوا یا ترتیب مندرجات دفتر پس از تحقق ثبت؛

۳- وجود سیستم پشتیبان در محلی مناسب؛

۴- ذخیره تصویر امضای دست‌نوشته و داده‌های روش احراز هویت زیست سنجی؛ و

۵- انعکاس تصاویر یاد شده در ذیل ثبت و همچنین اسناد و رونوشت‌ها اعم از الکترونیکی یا کاغذی.

در حال حاضر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر اساس تکالیف متعدد قانونی که با آن مواجه بوده، با راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیکی اسناد -که طبق دستورالعمل مربوطه آن از تاریخ ۲۶/۰۶/۱۳۹۲ در دفاتر اسناد رسمی کشور به‌کار گرفته شده است- دست به تجربه ثبت الکترونیکی اسناد زده است. اگرچه مدت زیادی از راه‌اندازی رسمی این سامانه نمی‌گذرد و در ابتدای به‌کارگیری با مشکلات متعددی روبرو بود، اما به‌نظر می‌رسد که روش صحیحی را در پیش گرفته و رفته رفته می‌رود تا به اهداف خود دست یابد.

هرچند سامانه مذکور را باید یکی از طرح‌های الکترونیکی بزرگ ملی دانست که با تحقق اهداف مورد نظر در فازهای مختلف آن، می‌تواند آثار مثبتی در زمینه‌های مختلف حقوقی، اقتصادی و اجتماعی داشته باشد، اما در حال حاضر در کنار مزایای مختلف، می‌توان کاستی‌هایی برای آن بیان کرد که امید است در آینده نزدیک برطرف شود.

ذیلاً ضمن برشمردن برخی مزایای سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، کاستی‌هایی که در حال حاضر در خصوص آن به‌نظر رسید بیان می‌شود.

الف- مزایا

• تنظیم و ثبت برخط اسناد به صورت متمرکز و خروج از عملکرد جزیره‌ای دفاتر اسناد رسمی؛
• اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه الکترونیکی ثبت احوال و امکان بررسی حیات افراد و دریافت مشخصات سجلی دقیق آنها؛
• روزآمدسازی بانک‌های اطلاعاتی محجورین و اشخاص ممنوع‌المعامله به‌طور مستقیم توسط سازمان ثبت اسناد؛
• ایجاد شفافیت بیشتر در عملکرد دفاتر اسناد رسمی و امکان نظارت دقیق الکترونیکی؛
• امکان اصالت سنجی اسناد و اوراق صادر شده توسط سامانه و منتسب به هر دفترخانه، به‌طور مستقل و از طریق پرتال سازمان ثبت اسناد؛ و
• ایجاد مرکز ملی داده‌های ثبتی.

• سامانه ثبت الکترونیکی اسناد نیازمند وجود یک قانون خاص و دائمی است که در آن بابی تحت عنوان ثبت الکترونیکی اسناد در نظر گرفته شده و شرایط و معیارهای دقیق آن بیان شده باشد، که به نظر می‌رسد بهترین راه اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی می‌باشد.
• هرچند سامانه یاد شده در بستر شبکه خصوصی مجازی کار می‌کند، اما با توجه به عدم راه‌اندازی شبکه اینترانت ملی، برای اتصال به آن شبکه خصوصی باید از طریق بستر عمومی اینترنت اقدام نمود، که از این‌رو هرگونه کاهش سرعت و قطعی اینترنت تأثیر مستقیم بر روند خدمات‌دهی دفاتر اسناد رسمی دارد.
• تنها استعلام و پاسخ استعلام املاک ثبت شده به صورت الکترونیکی و آن‌هم از طریق سامانه دیگری موسوم به «سامانه مدیریت کشوری املاک» امکان‌پذیر است و تاکنون سایر دستگاه‌های ذیربط از جمله شهرداری‌ها و سازمان امور مالیاتی به این سامانه ثبت الکترونیکی اسناد متصل نگردیده‌اند، بنابراین امکان استعلام و دریافت پاسخ از آن مراجع از طریق سامانه وجود ندارد.
• فقط امکان ثبت الکترونیکی سند –البته همزمان با ثبت سنتی- در سامانه فراهم شده است، اما سند رسمی همچنان به صورت سنتی بر روی رسانه کاغذی چاپ و امضا و در اختیار اصحاب سند قرار می‌گیرد، بنابراین سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، سند الکترونیکی رسمی صادر نمی‌نماید.
• هر چند امکان رؤیت عکس کارت ملی افراد از طریق سامانه وجود دارد، اما مشکل پُرخطر بودن احراز هویت به صورت سنتی همچنان باقیست و سامانه روش تشخیص هویت مطمئنی را برای سردفتران اسناد رسمی فراهم نکرده است.
• امکان درج امضای دست‌نوشته و اثر انگشت اصحاب سند در سامانه وجود ندارد.

[۱]- French CIVIL CODE, همان.

[۲] - ر.ک ص۱۸٫

[۳] - مصطفی السان، نگاهی به قوانین مربوط به امضای دیجیتالی، ماهنامه کانون، شماره۶۱، اردیبهشت و خرداد ۱۳۸۵، ص۷۰٫

۱- در خصوص تشریفات بنیادی ثبت سنتی می‌توان به: لزوم ثبت سند و ایجاد یک سابقه مطمئن و پا برجا، لزوم حضور متقاضی ثبت نزد سردفتر اسناد رسمی و لزوم احراز هویت و اهلیت اشاره کرد.

[۵]- همان، جایگاه امضای دیجیتالی در ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی، مجله کانون، شماره ۵۵، بی‌تا، ص۵۷٫